MRP, La simplificación de la gestión de inventario en las PYME

 MRP_PYME

La gestión eficiente del inventario es un factor clave en los flujos de efectivo de cualquier negocio de fabricación.

Las pequeñas empresas en sus inicios gestionan el inventario a través de registros manuales y controles visuales. Sin embargo, a medida que crece el negocio y se agregan más productos, aumenta la cantidad de piezas, referencias de materia prima o material de mantenimiento, la situación se vuelve cada vez más compleja con un número creciente de variantes, números de referencia, proveedores, diferentes características para diferentes productos y expectativas de diferentes mercados y clientes. En la mayoría de los casos, las empresas recurren a la automatización y al software de planificación de necesidades de materiales (MRP) para abordar el desafío de la gestión de inventarios. Sin embargo, una implementación ciega de tales herramientas a menudo resulta en una solución ineficiente.

Un MRP es un sistema informático de gestión de inventario que está diseñado para ayudar a los gerentes de producción a programar y realizar pedidos de artículos de demanda dependiente. Dichos artículos son usualmente materiales para la producción, tales como materias primas, componentes y subconjuntos, para los cuales la cantidad de inventario necesario depende del nivel de producción del producto final. Por ejemplo, en una planta que fabrica piensos compuestos, los artículos de inventario de demanda dependiente pueden incluir cereales, minerales, proteínas, correctores, etc.

 Ventajas_MRP

Un MRP está diseñado para responder tres preguntas:

1.     ¿Qué se necesita? 

2.     ¿Cuánto se necesita? 

3.     ¿Cuándo se necesita

Un MRP permite definir, a través de una solicitud previa de producto final, cuándo programar la fabricación de cada producto (Priorizando incluso el momento más adecuado si existen varias órdenes de fabricación simultaneas), definir la lista de materiales necesarios, calcular exactamente la cantidad de materiales necesarios para fabricar cada producto, los tiempos de ciclo de producción y las necesidades de material en cada etapa del ciclo, y además tomando en cuenta los plazos de entrega del proveedor y los plazos de entrega al cliente final.

El éxito de una ejecución de MRP depende de la precisión de la información anterior en el sistema. Muy a menudo, debido a las diferencias entre la información en el sistema y la situación real, se generan problemas que pueden ir desde piezas perdidas o cantidades excesivas de pedidos, hasta retrasos en el cronograma y fechas de entrega perdidas. Una situación típica es una situación de escasez donde algún material no está disponibles en el momento requerido. Esto da como resultado un esfuerzo enorme en el seguimiento, la agilización y los cambios de última hora en los planes de producción para ajustar esos productos donde el material está disponible para mantener la maquinaria en funcionamiento, etc. Además, esto se complica aún más, a pesar de que la información en el sistema sea bastante precisa, cuando tenemos cientos de referencias, muchas de las cuales se utilizan en múltiples productos, que provienen de una gran cantidad de proveedores, con diferentes tiempos de entrega.

Si bien garantizar la precisión de la información del sistema es de suma importancia, también es necesario identificar los medios para simplificar la situación y reducir el número de variables que un MRP tiene que tratar, sin comprometer el objetivo principal de MRP: "obtener los materiales adecuados para el lugar correcto en el momento correcto ".

La segmentación y el Kitting son dos técnicas que pueden simplificar el desafío de la gestión de inventario.

Segmentación

El inventario se puede segmentar de varias maneras; el más común se basa en un valor como análisis ABC. Esta información se puede utilizar de manera efectiva para simplificar el proceso MRP sin afectar significativamente la cantidad de inventario almacenado. Por lo general, los artículos de la clase A serán aproximadamente un 20% en número y representarán un 70% del valor, los artículos B tendrán un 20% y representarán un 20% del valor, y los artículos C tendrán un 60% aproximadamente, pero representan solo alrededor del 10% del valor. La eliminación de elementos de la clase C de la ejecución de MRP dará como resultado una reducción del 60% en la cantidad de elementos que deben rastrearse a través del MRP, lo que resulta en una reducción significativa de la carga en el sistema y la complejidad de los cálculos. Pero, ¿Cuál es la alternativa para planificar elementos de clase C?

Por naturaleza, los elementos de la clase C son elementos individuales de bajo valor. La cantidad de stock de estos no tiene un impacto significativo en el valor del inventario. Por lo tanto, se puede aplicar un sistema de control de inventario por ubicaciones en el que las cantidades de ubicaciones se fijan en función del patrón de consumo y los plazos de adquisición. Esto también tendría el beneficio de un pedido menos frecuente y una menor gestión resultante y sus costos asociados. Este simple mecanismo de control visual abordaría la planificación de los elementos de la clase C.

Dependiendo de la industria, otras técnicas de segmentación como VED, FSN, etc. pueden superponerse a esto.

Kitting

A menos que todos los artículos en la lista de materiales de un producto estén disponibles, el producto no puede completarse. “Kitting” como concepto es la agrupación de materiales y componentes que se requieren para la fabricación de un producto en particular en un solo “Kit” (un conjunto de artículos o equipos necesarios para un propósito específico). Hacer que los artículos estén disponibles en los kits garantiza que todos los artículos necesarios estén disponibles para completar el proceso de fabricación del producto (es decir, el inventario disponible está equilibrado). El uso de este concepto también puede ayudar a reducir la cantidad de elementos discretos que necesita un sistema MRP para calcular la demanda.

Para poner en práctica el concepto de kitting, es necesario revisar la lista de materiales para cada producto e identificar conjuntos de elementos que pueden agruparse y adquirirse. Un producto puede tener uno o más kits. La clave aquí es identificar los artículos para un kit en función de la conveniencia operativa y logística. Y luego negociar con el proveedor para que los suministre como un conjunto.  Los beneficios incluyen un menor número de transacciones de compra, inventario equilibrado totalmente disponible para la producción.

Conclusión

A medida que crecen las pequeñas empresas, deberán adoptar la tecnología para abordar el desafío de la gestión de inventarios. Una vez que se implementan los sistemas MRP, es vital garantizar la precisión de los datos maestros en forma de listas de materiales, aprovisionamiento y plazos de fabricación. La información de disponibilidad (inventario disponible) también debe ser precisa. Mediante el uso de técnicas tales como la segmentación y el kitting, el proceso de planificación y gestión del inventario puede simplificarse. Finalmente, la situación es dinámica, los cambios de ingeniería, los cambios en el tiempo de entrega, los cambios en los patrones de demanda influyen en la gestión del inventario. Por lo tanto, es imperativo revisar periódicamente los parámetros establecidos para continuar administrando de manera eficiente el inventario.

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